Doorheen het gesprek over feedbackcultuur duikelde het woord ‘verscheidenheid’ telkens opnieuw over de visgraatparket van ons kantoor. Daarbij ging het over verscheidenheid in de breedste zin van het woord: op vlak van persoonlijkheid, expertise, referentiekader en professionele maturiteit. Samen stelden we vast: hoe meer diversiteit op de werkvloer, hoe uitdagender het proces van feedback geven is.

Waarom maakt diversiteit het moeilijker om feedback te geven? ‘Omdat de afstand groter is’, opperde iemand. ‘Omdat je bij verscheidenheid meer ruimte moet overbruggen om elkaar te vinden, om echt verbinding te maken.’ Correct. Maar hoe doe je dat dan?

Nieuwsgierigheid als fundament voor feedbackcultuur

Alles begint met nieuwsgierigheid. Dat is de basis van feedback in een werkrelatie. Ook in andere situaties en relaties gaat die regel op. Als je wil groeien, moet je vragen durven stellen. Je moet feedback durven vragen. Aan je partner, aan je familie, aan je vrienden. En ook aan je collega’s.

Zo leer je bij. Zo zorg je ervoor dat kleine frustratie je niet naar een nietjesmachine doen grijpen. Zo versterk je de relatie. Dat is essentieel, want organisaties zijn levende systemen en relaties staan daarin centraal. Meer nog: de werkrelatie wordt de organisatiestructuur van de toekomt. De kern in samenwerkingsverbanden is dan ook het stutten van de relatie. Als die goed zit, kan je op een open, heldere manier communiceren.

Vragen stellen én oprecht luisteren is daarbij de sleutel tot succes. Dus: schakel je gsm uit tijdens het gesprek. Zo maak je écht verbinding.

Relatieboodschap én inhoudelijke boodschap

In een doorleefde feedbackcultuur geven collega’s elkaar bij elk feedbackgesprek een relatieboodschap én een inhoudelijke boodschap. Bijvoorbeeld? ‘Antoine, we werken nu al een paar jaar productief samen. Ik wil die samenwerking naar een hoger niveau tillen. Kunnen we samen het proces in dat traject een keer bekijken? Ik heb het gevoel dat we dat nog scherper kunnen krijgen. Kunnen eens samenzitten?’

Door je eigen beleving te delen, maak je écht contact met elkaar. Dat is een noodzakelijke randvoorwaarde voor een open en eerlijke dialoog. De interne sessie hier bij Antenno werkte alvast een katalysator. De uitnodigingen om de banden aan te halen en de werkrelatie te versterken fladderen ons om te oren. En daarbij kiezen de collega’s opvallend vaak voor een verfrissende setting: een leuke lunchplek achter de hoek, of een pint na ‘t werk.

Elkaar beter maken

Die gesprekken brengen ongetwijfeld bakken energie en zorgen ervoor dat we ‘elkaar beter maken’. Missie geslaagd!? Nog niet helemaal. Soms is zijn er ook lastigere mededelingen te brengen, of horen we een kritische stem door onze hoofden galmen. Ook die moet een plek krijgen. Maar hoe structureer je zo’n gesprek? Ook daar kan Antenno handvaten en houvast aanreiken. Lees hier het blogbericht over het DESC-model.

 

Elkaar vinden is de basis voor feedbackcultuur en teamperformantie. Dat is niet altijd eenvoudig. Zeker niet wanneer er negatieve emoties spelen. Om het gesprek met je collega soepel te laten verlopen, kan je beroep doen op het DESC-model. Dat is een acroniem voor Describe, Effect Solution en Conclusion:

  • Description | Wat gebeurt er? Probeer zo specifiek mogelijk te zijn in je beschrijving. Zeg dus niet: ‘Je komt elke ochtend te laat’, maar wel: ‘Onze afspraak is dat je hier elke ochtend om 9u00 bent. De voorbije weken ben je hier vaak later toegekomen.’ Door deze objectieve beschrijving laat je meningen en oordelen achterwege. Feiten heersen.
  • Effect | Breng de gevolgen van wat je beschreven hebt in kaart en druk je bezorgdheid uit. Welk effect heeft het niet nakomen van de afspraak voor de organisatie? Voor jezelf persoonlijk?
  • Solution of suggestion | Wat wil je dat er verandert? Moet er gedragingen, regels, processen of procedures veranderen?
  • Conclusion | Breng de gevolgen in kaart. Welke goede veranderingen zal je suggestie teweeg brengen. Wat zijn de nadelen als er geen verandering plaatsvindt? Probeer ook concrete afspraken te maken over de stappen die ondernomen moeten worden: sluit een contract of commitment.

Nood aan coaching rond leren feedback geven of communicatie bij verandering? Ontdek ons coachingsaanbod.

Wrijving leidt tot parels

Nog een laatste tip voor je dit gesprek aangaat. Vertraag eerst. Sta even stil en kijk rond. Wat is de kern van je bezorgdheid of frustratie? Die voorbereiding is nodig om de kern helder te verwoorden en zorgt ervoor dat je goed voorbereid het gesprek kan starten. En nee, dat zal misschien niet altijd even fijn verlopen. Maar het doel is betere teamperformantie, soepelere samenwerking en een verbeterde relatie. Kortom: je zal elkaar vinden. Daar horen ook lastige momenten bij. Momenten waar het even knarst en schuurt en botst. En dat mag. Want wrijving leidt tot parels.

Het ultieme doel? Klantgerichte teamperformantie

Feedback constructief uitdrukken, is een grote meerwaarde voor je organisatie. Het draagt bij aan klantgerichte teamperformantie. Wil je mensen helemaal meekrijgen? Of werken aan een constructieve interen cultuur?

Leer dan meer over internal branding