Hoe geef je feedback volgens het DESC-model?

Positieve feedback geven is relatief eenvoudig. Je kan bijvoorbeeld met complimenten of complimentenkaartjes strooien. Dat zorgt voor glimlachende collega’s en meer enthousiasme in het team. Maar wat dan met kritiek? Hoe breng je een moeilijke boodschap - de negatieve feedback - op een constructieve manier?

Het is een proces waar vaak onzekerheden en gevoeligheden de kop op steken. Het stevige kader van het DESC-model kan helpen om netelige situaties te ontmijnen en ademruimte te creëren. Het resultaat? Meer zuurstof voor een performanter team!

Naar betere teamperformantie

Elkaar vinden is de basis voor feedbackcultuur en teamperformantie. Dat is niet altijd eenvoudig. Zeker niet wanneer er negatieve emoties spelen. Om het gesprek met je collega soepel te laten verlopen, kan je beroep doen op het DESC-model. Dat is een acroniem voor Describe, Effect, Solution en Conclusion.

Description

Wat gebeurt er? Probeer zo specifiek mogelijk te zijn in je beschrijving. Zeg dus niet: ‘Je komt elke ochtend te laat’, maar wel: ‘Onze afspraak is dat je hier elke ochtend om 9u00 bent. De voorbije weken ben je hier vaak later toegekomen.’ Door deze objectieve beschrijving laat je meningen en oordelen achterwege. Feiten heersen.

Effect

Breng de gevolgen van wat je beschreven hebt in kaart en druk je bezorgdheid uit. Welk effect heeft het niet nakomen van de afspraak voor de organisatie? Voor jezelf persoonlijk?

Solution of suggestion

Wat wil je dat er verandert? Moet er gedragingen, regels, processen of procedures veranderen?

Conclusion

Breng de gevolgen in kaart. Welke goede veranderingen zal je suggestie teweeg brengen. Wat zijn de nadelen als er geen verandering plaatsvindt? Probeer ook concrete afspraken te maken over de stappen die ondernomen moeten worden: sluit een contract of commitment.

feedback geven volgens het DESC model
Net wel in feedbackgesprekken (Verbeke Foundation, Stekene)

Wrijving leidt tot parels

Nog een laatste tip voor je dit gesprek aangaat. Vertraag eerst. Sta even stil en kijk rond. Wat is de kern van je bezorgdheid of frustratie?

Die voorbereiding is nodig om de kern helder te verwoorden en zorgt ervoor dat je goed voorbereid het gesprek kan starten. En nee, dat zal misschien niet altijd even fijn verlopen.

Maar het doel is betere teamperformantie, soepelere samenwerking en een verbeterde relatie. Kortom: je zal elkaar vinden.

Daar horen ook lastige momenten bij. Momenten waar het even knarst en schuurt en botst. En dat mag. Want wrijving leidt tot parels.

Nood aan coaching rond leren feedback geven

of aan communicatie bij verandering?

In crisistijd kan een bedrijf waarde creëren op onverwachte manieren. Wat zouden klanten en medewerkers nu ongelooflijk waarderen? Reputaties worden gemaakt en gekraakt. Integere communicatie en maatschappelijk verantwoorde waardecreatie zullen worden beloond.

Wij bundelen wekelijks voorbeelden van organisaties die op hun eigen manier proberen om te gaan met de situatie. Deze week: omdenken in businessopportuniteiten. Hou vol!

Omdenken

Je hoort het dezer dagen regelmatig: er gebeuren dingen die tot voor kort ondenkbaar waren. Ondanks de moeilijke omstandigheden, kan je daar ook de voordelen van inzien.

Mensen, bedrijven, overheden doen aan 'omdenken': het geijkte pad verlaten en kijken wat er dan mogelijk is. Waarom? Omdat het moet. Omdat het mag. Omdat het kan.

'Omdenken' wil zeggen denken in termen van kansen en niet van problemen. Je maakt van een probleem een feit en van een feit een mogelijkheid. Kan van pas komen in crisistijden.

Innovatie in het kwadraat

Stel, je bent een start-up met een innovatief idee. Je zoekt betrouwbare partners, bereidt nauwkeurig de productlancering voor, boekt je eerste successen. En dan is er plots de coronacrisis. Het overkwam medisch bedrijf Ergotrics dat gespecialiseerd is in het positioneren en verplaatsen van patiënten met perslucht.

“We zagen in de reportage over corona in een Italiaanse ziekenhuis de ene patiënt naast de andere op zijn buik liggen. De volgende dag werd in ons intern overleg onmiddellijk besloten om onze productlancering voor intensieve zorg te versnellen. Te meer omdat ons product voor operaties niet meer aan de man kon worden gebracht en dat zou het einde kunnen betekenen van ons jong bedrijf,” zegt CEO Inge Bruynooghe.

“Op dat moment moet je de durf hebben om te investeren. We hebben meteen de afspraken en kosten gemaakt om honderd kussens per dag te kunnen produceren. Dat is ondernemerschap.” Ergotrics en haar partners Vinya en A-kwadraat hebben op korte tijd hun product bijgesteld, de nodige tests en certificeringen doorlopen en de productiecapaciteit opgedreven.

Snel schakelen

“Wij zien Vinya en A-kwadraat als partners, niet louter als leveranciers. Zij zijn altijd nauw betrokken geweest bij het proces. Door die sterke band en door onze expertise en kennis samen te leggen, konden we snel schakelen. Een andere voorwaarde: onze partners zijn dichtbij. Relationeel en fysiek. Ik kan me voorstellen dat het in deze tijd een les is voor veel organisaties: een lokaal netwerk van leveranciers is belangrijk.”

“Alle koppen staan in dezelfde richting. Dan kan een partnerschap heel vlot gaan,” vult Aristide Melissas, CEO van Vinya, aan. Ook de kmo denkt innovatief in deze tijden: naast de kussens van Ergotrics, werd een nieuw product gelanceerd, SecureFace, een spatvrij beschermscreen voor het gezicht. “Wij blijven alert, met een luisterend oor en open ogen, en proberen ons steentje bij te dragen voor het welzijn van iedereen.”

Lees hier het volledige interview met Inge Bruynooghe en Aristide Melissas

Productie bij A-kwadraat (Turnhout)

Ondernemerschap geboren uit noodzaak

Het verhaal van twee Gentse broers is al even zot. Op 21 maart zag student geneeskunde Jan Herregodts tijdens een stage in het ziekenhuis de coronapatiënten toestromen. Hij praat erover met zijn broer Stijn, doctoraatsstudent gespecialiseerd in robotchirurgie. Twee dagen later bestellen ze onderdelen. Tien dagen later wordt de vzw Gear Up Medical opgericht om vereenvoudigde beademingstoestellen te producteren.

Dankzij IGMO, een netwerk van 180 bedrijfsleiders van de Vlerick Business School, kwamen de broers in contact met bedrijven die de ontwikkeling en productie van het toestel kunnen realiseren. Vanaf begin april kunnen er duizend toestellen per week worden geproduceerd.

De succesfactor? Snel schakelen, de gebundelde krachten van onderzoekers, ingenieurs en ondernemers, en veel partners met goodwil.

Disruptie

Foodmaker is een ‘gezonde fastfoodketen’ met dertien afhaalrestaurants. Niet alleen bleven de restaurants al snel gesloten, nog voordat het door de overheid werd opgelegd, ook de uitbreidingsplannen met vijf nieuwe restaurants gingen niet door. CEO Lieven Vanlommel schatte het inkomstenverlies op 200.000 euro per week.

Een ontwrichtende context vraagt om disruptief denken. Foodmaker ging nauwer samenwerken met Delhaize en ging op korte tijd van start met Vedge Bags, maaltijdboxen met kant-en-klare maaltijden of zelf te bereiden gerechten. Onder de noemer #vedgeversusvirus werd een volledig nieuw businessmodel uitgewerkt dat ook na de crisis zal blijven bestaan.

Tips van Ergotrics en Vinya

"In een crisis kan je het probleem proberen te zien als een opportuniteit. Wij gingen niet bewust op zoek naar kansen, maar hielden wel een positieve mindset. Door met een open blik te kijken naar wat er in de samenleving gebeurt. Eens die kans zich aandiende is het zoals altijd een kwestie van heel hard werken en erin geloven. En van financiële risico’s nemen. Dat is ondernemen.”
Inge Bruynooghe, CEO Ergotrics

“Zet je voor de spiegel in tijden van crisis, om te kijken wat je verkeerd deed maar ook hoe je jezelf kan verbeteren. Af en toe stilstaan is niet achteruitgaan.”
Aristide Melissas, CEO Vinya

Tip 1: Creëer draagvlak door key influencers én attitude: ‘walk the talk’

Een verandering kan je bottom-up laten leven door van bij het begin key influencers te betrekken in het proces. Ook bij het installeren van een feedbackcultuur is dat zo. Bezin je als bedrijf over ‘wie zet ik op de bus’. Want de tijd dat verandering door één persoon ergens hoog in het bedrijf getrokken wordt, da’s passé.

Tip 2: Neem tijd om de feedback- en coachingscultuur te kweken

Eerlijk is eerlijk: een feedback- en coachingscultuur injecteren lukt alleen wanneer daar tijd voor wordt gemaakt. Tussen de soep en de patatten - of in dat gaatje tussen die meeting met een klant en de lunch door - lukt het niet.

Voorzie de nodige tijd om mensen mee te nemen in het verhaal. Schaaf hun kennen en kunnen bij. Pas wanneer het geven van feedback ervaren wordt als een routine, kan je pas spreken van een cultuur.

Tip 3: Bouw goede structuren en stem je interne processen af

Aandacht is niet de enige noodzakelijke randvoorwaarde voor het installeren van een coachings- en feedbackcultuur. Er moeten ook dragende structuren zijn: instrumenten die het mogelijk maken om feedback te geven en medewerkers aan te moedigen, op een eenvoudige en laagdrempelige manier.

Jaarlijkse evaluaties zijn niet meer van deze tijd. Continue interactie met gerichte feedback is de toekomst. Antenno kan je helpen bij het opzetten van digitale platformen die dat mogelijk maken.

Feedback? Altijd beginnen met de basics (Verbeke Foundation, Stekene).

Tip 4: Schakel een multidisciplinair team in tijdens het proces: bouw bruggen.

Een bedrijfs- of organisatiestructuur bijsturen vergt veel verschillende vaardigheden. Er is nood aan prikkelende communicatie, creatie van draagvlak onder medewerkers en sterke processen en instrumenten.

De verschillende consultants van Antenno hebben expertise in al die domeinen. En dat is nodig, want alleen door die bruggen te bouwen realiseer je een duurzame gedragsverandering.

Tip 5: Feedbackcultuur gaat verder dan ‘de medewerkers’, betrek ook klanten blijvend in het verhaal

Het uiteindelijke doel van de coachings- en feedbackcultuur is meer tevreden klanten. Neem mee welke feedback je van klanten wil, wat sleutelmomenten zijn en bespreek met hen in welke mate zij proactief mee richting geven.

Want ook hier: feedback geven en krijgen mag geen ‘one lucky shot’ zijn, het is een constante.

Feedback? We horen het graag.

We passen de theorie graag meteen toe in de praktijk

linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram